Renginio vieta
Po to, kai išsirinksite renginio temą, paanalizuokite, kas jūsų auditorija, įvertinkite jos dydį ir imkitės spręsti vieną iš uždavinių – renginio vietos pasirinkimo. Rinktis vietą reikia ne intuicijos pagalba, o remiantis patirtimi (savo ar kitų organizatorių).
Nepakanka peržiūrėti objekto fotografijas. Jei vieta nežinoma, tai iš anksto įvertinkite ją „gyvai“, kad išvengtumėte nesusipratimų. Būtina pasirūpinti tuo, kad renginio vieta būtų patogi ir praktiška pranešėjams ir žiūrovams. Tam, kad niekas nepaklystų prieš renginį, iš anksto pasirūpinkite nuorodomis. Kitaip vietoj programos eiliškumo sekimo teks rūpintis „pasimetėliais“.
Pasirinkite kelis renginio vietos variantus – vėliau nuspręsite, kuri jums labiausiai tinka. Jei vietą pasirenkate atviroje erdvėje, reikėtų iš anksto pasirūpinti tentais, jeigu kartais būtų nepalankios oro sąlygos.
Neužmirškite sudaryti nuoseklią sutartį su renginio vietos savininkais, numatydami net mažiausias smulkmenas.
Techninis aprūpinimas
Nei vienas grandiozinis renginys neapsieina be techninio aprūpinimo. Jums reikia iš anksto pasirūpinti šviesos ir garso įrengimais. Jei bus nuomojama profesionali aparatūra, patikrinkite, ar yra reikiami leidimai ir sutikimai aparatūros įrengimui ir montavimui.
Techninis aprūpinimas – tai tik dalis darbo. Nepamirškite pasirūpinti elektros tiekimu. Apgalvokite aparatūros pajungimą, kad išvengtumėte elektros energijos perkrovos. Kai kurių įrenginių pajungimas reikalauja suderinimo su vietos valdžia. Atsižvelkite į šiuos reikalavimus rinkdamiesi techniką. Ši taisyklė dažniausiai susijusi su specialiųjų efektų naudojimu.
Atsiminkite, organizatorius sprendžia techninius ir buitinius klausimus.
Neužmirškite sudaryti sutartį su įmone, kuri rūpinsis poilsio ir maitinimo zonomis bei valymo įmone, kuri palaikytų švarą ir komfortą renginio metu ir po jo.
Programa ir pranešėjai
Renginio puslapio sukūrimas
Vaizdo sukūrimas
Bilietų pardavimas ir baigiamieji dokumentai
Dažniausiai organizaciniai sunkumai prasideda būtent čia. Pavyzdžiui, bilietų pardavimui organizuoti tenka eiti į banką ir identifikuoti gautus mokėjimus. Arba asmeniškai užsiimti baigiamųjų dokumentų parengimu partneriams. O gal net keletą dienų laukti pinigų gavimo ir už juos mokėti iki 15 procentų už pervedimą. Kompiuterinės programos padeda išspręsti šiuos nesklandumus.
Viešinimas
Partneriai ir rėmėjai
Pabaigai
Renginio organizavimas – sudėtingas procesas, todėl labai svarbu viską suplanuoti. Sudarykite sąmatą, kurią padalinkite į dalis, pavyzdžiui: „Dalyvių pritraukimas“, „Tinklapio sukūrimas“, „Vieta“, „Pranešėjai“ ir pan. Jei renginį organizuojate ne jūs vienas, paskirkite atsakingus asmenis už kiekvieną dalį. Taip pat neužmirškite sudaryti sutarčių su rėmėjais ir rangovais. Prisiminkite, kuo daugiau renginių organizuosite, tuo geriau jums seksis ir tuo mažiau laiko reikės pasiruošimui. Sėkmės.
