Sėkmingo renginio link. Į ką būtina atkreipti dėmesį?

Sėkmingo renginio link. Į ką būtina atkreipti dėmesį?

Koncertų, konferencijų parodų ar sporto švenčių organizavimas – atsakingas darbas ir neįkainojama patirtis. Organizuojant tokius renginius susiduriama su daugybe uždavinių, kuriuos reikia kontroliuoti. Niekada nepalikite svarbiausių aspektų paskutiniai minutei. Nepriklausomai nuo renginio, yra eilė gana aiškus sąrašas dalykų, kuriais reikia pasirūpinti iš anksto.
trys-karaliai-logo

Renginio vieta

Po to, kai išsirinksite renginio temą, paanalizuokite, kas jūsų auditorija, įvertinkite jos dydį ir imkitės spręsti vieną iš uždavinių – renginio vietos pasirinkimo. Rinktis vietą reikia ne intuicijos pagalba, o remiantis patirtimi (savo ar kitų organizatorių).

Nepakanka peržiūrėti objekto fotografijas. Jei vieta nežinoma, tai iš anksto įvertinkite ją „gyvai“, kad išvengtumėte nesusipratimų. Būtina pasirūpinti tuo, kad renginio vieta būtų patogi ir praktiška pranešėjams ir žiūrovams. Tam, kad niekas nepaklystų prieš renginį, iš anksto pasirūpinkite nuorodomis. Kitaip vietoj programos eiliškumo sekimo teks rūpintis „pasimetėliais“.
Pasirinkite kelis renginio vietos variantus – vėliau nuspręsite, kuri jums labiausiai tinka. Jei vietą pasirenkate atviroje erdvėje, reikėtų iš anksto pasirūpinti tentais, jeigu kartais būtų nepalankios oro sąlygos.

Neužmirškite sudaryti nuoseklią sutartį su renginio vietos savininkais, numatydami net mažiausias smulkmenas.

Techninis aprūpinimas

Nei vienas grandiozinis renginys neapsieina be techninio aprūpinimo. Jums reikia iš anksto pasirūpinti šviesos ir garso įrengimais. Jei bus nuomojama profesionali aparatūra, patikrinkite, ar yra reikiami leidimai ir sutikimai aparatūros įrengimui ir montavimui.

Techninis aprūpinimas – tai tik dalis darbo. Nepamirškite pasirūpinti elektros tiekimu. Apgalvokite aparatūros pajungimą, kad išvengtumėte elektros energijos perkrovos. Kai kurių įrenginių pajungimas reikalauja suderinimo su vietos valdžia. Atsižvelkite į šiuos reikalavimus rinkdamiesi techniką. Ši taisyklė dažniausiai susijusi su specialiųjų efektų naudojimu.
Atsiminkite, organizatorius sprendžia techninius ir buitinius klausimus.

Neužmirškite sudaryti sutartį su įmone, kuri rūpinsis poilsio ir maitinimo zonomis bei valymo įmone, kuri palaikytų švarą ir komfortą renginio metu ir po jo.

Programa ir pranešėjai

Ruošiantis šiam etapui, paprastai jau yra žinoma renginio programa ir kas bus pagrindinis renginio svečias. Visada palaikykite ryšį su atlikėjais ir pranešėjais. Prieš renginį sudarykite tikslią programą minučių tikslumu, kad nebūtų staigmenų. Susipažinkite su pasisakančiųjų prezentacijomis ar koncertine muzikantų programa ir įsitikinkite, kad skirto laiko pakanka. Įvertinkite pertraukas. Žiūrovai pavargsta nuo įtemptos dienotvarkės – tai taip pat būtina įvertinti. Jei renginyje numatyta registracija ar bilietai, iš anksto paskirkite už tai atsakingus asmenis ir galimus svečių srautus.

Renginio puslapio sukūrimas

Dabar XXI amžius. Popierinių pakvietimų ir lankstinukų laikai senai praėjo. Siūlome imtis šiuolaikinių priemonių: sukurti renginio puslapį internete, tinklaraštį, skelbti apie renginį socialiniuose tinkluose ir panašiai. Sukurti tokį puslapį paprasčiausia yra naudojant specialius šablonus. Jie nereikalauja specialių programavimo įgūdžių, dirbti su jais gali kiekvienas. Yra ne viena panašias paslaugas teikianti įmonė, galinti paruošti šablonus pagal jūsų poreikius. Per pusvalandį, patogaus redaktoriaus pagalba, galite sukurti renginio tinklapį ir, naudodamiesi nustatymais ir blokais, sudėlioti reikiamas puslapio dalis: viršelį, aprašymą, pranešėjai, partnerius, programą, foto ir video, kontaktus ir pan. Puslapio dizainą) galima pakeisti bet kada keliais pelės paspaudimais. Jūsų darbo rezultatas – adaptuotas puslapis, kuris patraukliai atrodo tiek išmaniajame telefone, tiek planšetėje ar kompiuteryje. Tiesiogiai iš sukurto puslapio galima pasidalinti nuoroda į renginį visuose populiariuose socialiniuose tinkluose.

Vaizdo sukūrimas

Niekas geriau neatkreipia dėmesio kaip ryškūs, įspūdingi vaizdai ar video turinys. Renginio logotipas turi būti visur: elektroniniame pašte ar plakate gatvėje, socialinėje medijoje. Jis turi lydėti jus ir organizuojamą renginį visame kelyje – nuo tinklapio iki marškinėlių ar maišelių. Tai jūsų įvaizdžio dalis, kuri asocijuosis su renginiu ar konferencija. Žmonės renginiuose lankosi dėl įvairių priežasčių, tačiau dažniausiai jie nori pasilinksminti, sužinoti naują informaciją ir pasisemti įkvėpimo. Renginio prekinis ženklas turi ir įkvėpti žmones ir perduoti jiems renginio žinutę. Paaukokite keletą minučių ir sukurkite renginį atspindintį logotipą. Tai galima padaryti naudojantis kompiuterinėmis programomis. Sukurdami logotipą asmeniškai, jūs įdedate į jį dalelę savęs. Žmonės tai tikrai įvertins.

Bilietų pardavimas ir baigiamieji dokumentai

Dažniausiai organizaciniai sunkumai prasideda būtent čia. Pavyzdžiui, bilietų pardavimui organizuoti tenka eiti į banką ir identifikuoti gautus mokėjimus. Arba asmeniškai užsiimti baigiamųjų dokumentų parengimu partneriams. O gal net keletą dienų laukti pinigų gavimo ir už juos mokėti iki 15 procentų už pervedimą. Kompiuterinės programos padeda išspręsti šiuos nesklandumus.

Viešinimas

Reklamuokitės visais įmanomais būdais. Pradėkite nuo paprasčiausių – papasakokite apie renginį socialinių tinklų puslapiuose. Tuo atveju, jei jūs jau esate organizavę panašų renginį, išsiuntinėkite pranešimus jau buvusiems dalyviams. Pabandykite įvairių rūšių mokamą reklamą: Google, Facebook, Instagram ir kita. Neužmirškite įvertinti reklaminių kanalų efektyvumą ir atsisakykite visko, kas nėra jums naudinga.

Partneriai ir rėmėjai

Jie gali ne tik padidinti auditorijos apimtis, bet ir pritraukti papildomų lėšų renginiui (prizų lošimai, fotografai, pramoginė programa pertraukų metu ir pan.). Įtakingų partnerių pritraukimas gali pakelti renginio statusą ir pritraukti didesnę auditoriją. Partneriai mainais gaus savo prekinio ženklo reklamą. Paprastai skiriama speciali zona, kurioje viešinami partnerių stendai.

Pabaigai

Renginio organizavimas – sudėtingas procesas, todėl labai svarbu viską suplanuoti. Sudarykite sąmatą, kurią padalinkite į dalis, pavyzdžiui: „Dalyvių pritraukimas“, „Tinklapio sukūrimas“, „Vieta“, „Pranešėjai“ ir pan. Jei renginį organizuojate ne jūs vienas, paskirkite atsakingus asmenis už kiekvieną dalį. Taip pat neužmirškite sudaryti sutarčių su rėmėjais ir rangovais. Prisiminkite, kuo daugiau renginių organizuosite, tuo geriau jums seksis ir tuo mažiau laiko reikės pasiruošimui. Sėkmės.

Artėja įmonės renginys?

Mūsų komanda pasirengusi Jums padėti!​

Parašykite komentarą