Šiandien antroji dalis tema: renginio biudžetas – kaip optimizuoti išlaidas. Jeigu dar nesuspėjote perskaityti pirmosios, tai kviečiame padaryti čia.

Kultūrinė/pramoginė programa

Kultūrinės programos organizavimas ganėtinai išlaidų reikalaujanti renginio biudžeto eilutė. Išlaidų dydis tiesiogiai priklauso nuo renginio dydžio.

Jeigu pasiruošimą renginio programai nutarta vykdyti savo jėgomis, nekviečiant specialistų, tai išlaidų sąmatoje reikėtų nuosekliai surašyti visus išlaidų punktus. Juos, kaip paprastai, sudaro:

Vedančiojo išlaidos – gero vedančiojo honoraras gali prasidėti nuo 500 eurų už vakarą. Ne švenčių laikotarpiu ši suma gali būti ir mažesnė. Jei vedančiuoju numatyta kviesti žinomą asmenį, honoraras gali išaugti keletą kartų.

Atlikėjų kvietimas – jų honoraras priklauso nuo jų žinomumo. Kuo populiaresnis atlikėjas, tuo jo honoraras didesnis.
– išlaidos personalui – tai DJ darbas, animatorių, užpildančių pauzes tarp konkursų ar šou programos, honorarai, kostiumų nuoma, personalo maitinimas ir pan.

Techninis aprūpinimas – garso ir apšvietimo technikos nuoma, jos transportavimas numatomas atskiroje sąmatos eilutėje. Kartais nuomojama salė būna aprūpinta visa reikalinga įranga. Tokiu atveju reikia iš anksto išsiaiškinti, ar į salės nuomą įskaičiuota ir technikos nuoma.

Įrenginiai aktyviai veiklai – specialūs stovai, stendai, įvairūs rekvizitai konkursų, veiklų, master-klasių vykdymui pareikalaus atskirų išlaidų sąmatos eilučių, nurodant kiekvieno elemento kainą.

Foto ir video filmavimas – profesionalaus fotografo paslaugos už kelias renginio valandas nėra pigios, šias paslaugas pabrangina foto sienelės organizavimas ir aprūpinimas reikiamais rekvizitais šią kainą padidina keletą kartų.

Nuoseklus ir smulkmeniškas išlaidų sąmatos aprašymas gali ateityje padėti apginti renginio biudžetą prieš vadovybę, o ir kontroliuoti išlaidas bus žymiai lengviau.

Jei kultūrine programa rūpinsis samdoma renginių organizavimo įmonė, tai visos išlaidos kultūrinės programos organizavimui bus įrašytos viena eilute: renginio organizavimo įmonės paslaugos. Smulkus išlaidų sąrašas sudaromas ir pridedamas prie sutarties su renginį organizuojančia įmone.

Meniu

Meniu išlaidos tiesiogiai susijusios su dalyviu skaičiumi ir renginio maitinimo tipu – furšetas, banketas, taurė vyno.

Rengiant biudžetą, smulkmeniškai aprašyti meniu nebūtina. Pakanka žinoti vidutines išlaidas vienam žmogui. Meniu bus pasiūlyta salės nuomos metu su įvairiais meniu variantais pasirinktinai.

PASTABA. Jeigu aptarnavimo mokestis nėra įtrauktas į meniu, būtina jį įtraukti į biudžetą. Banketo ar furšeto aptarnavimas sudaro 10 procentų užsakymo kainos.

Jei planuojamas išvažiuojamasis renginys, ar renginys lauke, tai teks užsisakyti išvažiuojamųjų renginių maitinimo įmonę. Paprastai tokios įmonės skaičiuoja kainą vienam žmogui.

Transportas ir dovanos

Transporto išlaidos neišvengiamos, jei renginys organizuojamas už miesto ribų. Svečių nuvežimui į renginį ir parvežimui iš jo teks samdyti autobusą.

Eilutė „dovanos“ – būtina išlaidų dalis, kurią sudaro konkursų nugalėtojų apdovanojimai, šventinės loterijos, suvenyrai su įmonės logotipu kviestiniams svečiams atminčiai ir kita.

Papildomos išlaidos

Į biudžeto eilutę įrašoma:

• marketingo išlaidos – jei planuojamas renginys su įmonės klientais ir partneriais, o taip pat renginio reklama socialiniuose tinkluose;
• apsaugos išlaidos – jei pasirinkta vieta neturi apsaugos;
  spausdinta medžiaga – kvietimų spausdinimas, bukletai, loterijos bilietai, diplomai ir pan.
• nenumatytos išlaidos – šioms išlaidoms skaičiuojami 2-3 procentai nuo bendrojo renginio biudžeto.

Biudžeto tvirtinimas

Biudžeto projekto gynimas – galutinis ilgo ir sudėtingo kelio etapas. Po vadovybės patvirtinimo sąmata keliauja į buhalteriją, pinigai skiriami, ir pradedamas aktyvus ruošimasis renginiui.

Kad biudžeto patvirtinimas vyktų sklandžiai, reikalinga laikytis 3 sąlygų:

• paruošti 3 projekto variantus pagal renginio apimtis – minimalų, optimalų ir maksimalų;
• pagrįsti išlaidas – pridėti prie biudžeto paskaičiavimus, tiekėjų pasiūlymus, išlaidas pagal kiekvieną sąmatos straipsnį.
• Užtikrinti planuojamų ir faktinių išlaidų sutapimą – jei jų skaičiai ryškiai skirsis, tai nesuteiks biudžetui užtikrintumo ir sukels nepasitikėjimą. Ir vargu ar jį patvirtins.

Išlaidų optimizavimas: 5 patarimai

Yra keletas paprastų taisyklių, kurios leidžia sutaupyti išlaidas, nežlugdant pačio renginio.

Prioritetų sudėliojimas

Tam pakanka prisiminti renginio tikslą. Kam šis renginys skirtas. Kad padaryti įspūdį partneriams,? Tai marketingo kompanijos dalis? Tada akcentuojami vaizdai, o vietos apiforminimui, kultūrinei programai patariama netaupyti. Jei renginys skirtas kolektyvo komandos formavimui, bendradarbių paskatinimui už gerą darbą – tada salės dekoravimui ir šou-efektams galima pataupyti, perkeliant išlaidas interaktyviai veiklai, prizams ir vaišėms.

Optimizuojame tik pagrindinius išlaidų straipsnius – nuomą, meniu ir pramogas, kuriems tenka didžioji biudžeto dalis. „Smulkmenų“, tokių kaip fotografo paslaugos, fotozonos įrengimas ir pan. neliečiame. Neatsisakome ir profesionalaus vedančiojo, DJ paslaugų. Tai sumažins biudžetą nežymiai, o štai bendras renginio įspūdis nukentės.
PASTABA. Furšeto formatas naudingesnis, nei banketas prie stalų. Jis padeda sutaupyti apie 30 procentų ne tik meniu, bet ir aptarnavimo, patalpų nuomos, ir net pramoginės programos sąskaita.

Renkamės tinkamas datas – karštos prieššventinės dienos gresia aukštomis kainomis. Jeigu, pavyzdžiui, naujametiniam renginiu pasirinkti gruodžio ar sausio pradžią, galima sumažinti nuomos kainą per pusę. Tas pats ir su vedančiųjų, atlikėjų paslaugomis.
PASTABA. Populiariausiomis dienomis renginiams taip pat laikomi penktadieniai ir šeštadieniai.

Renkamės tinkamą vietą – renkantis vietą renginiui, tikslinga rinktis vietą, kurioje kultūrinė programa jau yra. Pavyzdžiui teatras ar pramogų centras. Galima užsakyti teatro salę, su kolektyvu pažiūrėti spektaklį, o po to organizuoti furšetą bufete. Arba išnuomoti keletą boulingo takelių pramogų centre, surengiant vokalines varžybas tarp bendradarbių karaokė bare su tolimesniu pasisėdėjimu kavinėje ar restorane.

Renkamės naudingus priedus ir nuolaidas – tuos, kurie realiai padės sutaupyti. Tokiems, pavyzdžiui, priskiriamas leidimas atsinešti savo alkoholį į restoraną.

Trys biudžeto sudarymo klaidos

Klaidų gali būti gerokai daugiau, tačiau paminėsime tik tris pagrindines, kurios padės išvengti finansinės krizės.

Smulkių išlaidų ignoravimas – jei nekreipsite dėmesio į nežymias išlaidas, tai pabaigoje gausite skylę biudžete ir viršysite nustatytą renginio limitą.

Debeto ir kredito netikrinimas – tikrinti gautas sumas su bendru biudžetu, skirtu renginio organizavimui, būtina reguliariai, kad būtų galima laiku koreguoti išlaidas ir šventė nenukentėtų.

Pažeidimai formuojant biudžeto balansą – išlaidos turi būti paskirstytos biudžete adekvačiai – tolygiai. Neteisinga skirti visus pinigus pramoginės programos atlikėjų honorarams ir iki neleistino minimumo sumažinti meniu skirtą sumą, arba, atvirkščiai – didžiąją dalį pinigų skirti meniu, o pramoginei programai neskirti dėmesio. Svarbu išlaikyti balansą.

Ir pabaigai – patarimas: prieš biudžeto gynimą įsitikinkite, kad visi išlaidų straipsniai optimizuoti, įvertinti ir pagrįsti dokumentais, o limitai neviršyti. Gaukite vadovybės pritarimą ir drąsiai pradėkite ruoštis šventei.

Planuojate renginį? Mūsų komanda yra pasirengusi Jums sukurti nepakartojamą šventė! Pagal visus aukščiau išvardintus punktus! 🙂

Artėja įmonės renginys?

Mūsų komanda pasirengusi Jums padėti!​

Susisiekite