Šventė ir išlaidos – tai du susiję objektai, todėl organizuojant renginį reikalinga suplanuoti finansus ir išspręsti kelis klausimus: kur galima sutaupyti, o kur galima ir paišlaidauti? Kaip surengti įmonės šventę, įvertinant jos finansines galimybes? Kur prasideda ir baigiasi šventės sąmata? Kokie renginio biudžeto sudarymo algoritmai ir etapai?
Biudžeto sudarymo algoritmas
Viskas prasideda nuo atsakingų už biudžeto sudarymą asmenų paskyrimo. Dažniausiai šios pareigos atitenka įmonės finansininkui ir marketingo specialistui. Kartu jie pereina 10 biudžeto parengimo etapų – nuo renginio tikslų ir uždavinių nustatymo iki galutinės sąmatos pagrindimo.

10 biudžeto parengimo etapų

Renginio biudžeto paruošimo algoritmą sudaro 10 aiškių ir nuoseklių žingsnių.

Renginio tikslai ir uždaviniai

Koks tai bus renginys: kamerinis renginys „tik saviems“, ar didelės apimties renginys su kviestiniais klientais ir partneriais? Aktyvaus laisvalaikio, į komandos formavimą sukoncentruota šventė ar klasikinis banketas su šokiais ir konkursais?
Pasirinktas formatas padiktuos ir būsimas išlaidas.

Biudžeto ribos

Reikia iš anksto žinoti, kiek pinigų įmonė skiria renginio organizavimui. Ši suma užbrėš ribas, į kurias turi sutilpti renginys.
Kai kuriose įmonėse išlaidas renginiams skiria kartą metuose. Tokiu atveju pagrindinis tikslas – tilpti į šių išlaidų ribas.
Tokiu atveju, jei kompanija nėra skyrusi apibrėžtos pinigų sumos renginiui, būtina tai išsiaiškinti mažiausiai prieš 2-3 mėnesius iki renginio pradžios. Taip pat būtina žinoti, ar įmonė turi galimybių rasti papildomų lėšų, jei išlaidų limitas būtų viršytas.

Dalyvių skaičius

Nuo dalyvių skaičiaus priklausys renginio dydis, o tuo pačiu ir suma, išleista pagrindinėms išlaidų eilutėms: vietos nuoma, meniu, kultūrinė programa. Todėl svarbu apsispręsti dėl pakviestųjų skaičiaus kuo anksčiau, atsakius į klausimą: tai bus renginys išrinktiesiems ar visiems kolegoms? Planuojamas formatas šeimyninio ar dalykinio susitikimo su marketingo elementais? Kviečiami bendradarbiai su antromis pusėmis ir vaikais ar tik partneriai, klientai, valdžios atstovai?

Po organizuojamo renginio svečių sąrašo sudarymo galima pereiti prie tiekėjų ir vietos pasirinkimo.

Renginio organizatorius

Kuo didesnės apimties planuojamas renginys, sudėtingesni jo tikslai ir uždaviniai, tuo sunkiau tokį renginį organizuoti savo jėgomis, be profesionalų pagalbos. Kreipimasis į renginių organizavimo įmonę garantuoja numatomą rezultatą ir aukštą renginio lygį. Galima nesirūpinti dėl fors-mažoro, nesijaudinti dėl pasiruošimo, tačiau renginio koordinavimas kainuos jums papildomai.

PASTABA. Vidutinis organizatoriaus atlyginimas sudaro apie 10 procentų bendro renginio biudžeto.

Į renginio organizatorių paslaugų kainą tradiciškai įeina: scenarijaus parengimas, numatytų darbų atlikimo kontrolė, dekoravimas, techninis renginio aprūpinimas, kultūrinė programa, renginio foto ir video įrašai. Tai dažniausiai apsaugo nuo nenumatytų išlaidų.

Tačiau verta atsiminti, kad tokias paslaugas gali suteikti tik stambios renginių organizavimo įmonės su gera reputacija ir patikrintų tiekėjų baze. Tokia agentūra, dėka didelių apimčių, gali suteikti savo klientams kainos ir kokybės santykį atitinkančias paslaugas, pritaikyti papildomas nuolaidas. Visa tai mažai tikėtina gauti iš smulkių siauros specializacijos tiekėjų. Praktika rodo, kad tiesioginis bendradarbiavimas su tiekėju, atsakingu tik už savo sritį (įrangos nuoma, dekoravimas ir pan.) ekonomiškai mažiau naudinga, nei bendradarbiavimas su stambiu tiekėju.

PATARIMAS: stenkitės bendradarbiauti su mažesniu kiekiu tiekėjų, stenkitės išsirinkti vieną kokybišką pagrindinę renginio organizavimo įmonę.

Vietos pasirinkimas

Vietos renginiui pasirinkimas – svarbus uždavinys ir brangus šventinio biudžeto išlaidų punktas.

Vietos pasirinkimui įtaką daro:

• renginio apimtis ir dalyvių skaičius – reikalinga atitinkamo dydžio salė, erdvė, reikalinga sumanymui įgyvendinti;
• renginio formatas – aktyviam laisvalaikiui ir klasikiniam banketui reikalinga visiškai skirtinga aplinka;
• vadovybės statusas ir teikiama pirmenybė – šiuolaikinis loftas, solidus užmiesčio vasarnamis, jaunatviškas klubas ar privatus restoranas ant vandens.

Finansinis faktorius taip pat vaidina ne paskutinį vaidmenį. Pačiu taupiausiu variantu laikomas ofisas, pačiu populiariausiu – banketinė restorano arba kavinės salė, pačiu madingiausiu – loftas, pasilinksminimo centras, klubas. Pačiomis brangiausiomis vietomis laikomos jachtos/laivai, užmiesčio vilos, kalnų slidinėjimo kurortai ir užsienio viešbučiai jūros pakrantėje.

PASTABA. Vietos nuoma – viena iš pačių brangiausių ir konservatyviausių biudžeto išlaidų eilučių. Todėl išlaidų mažinimas verčia iš naujo ieškoti renginio organizavimo vietų.

Vietos paieška atliekama iš karto, kai tik yra žinomas apytikslis biudžetas, dalyvių skaičius ir renginio formatas. Veikia principas – kuo anksčiau, tuo geriau. Ypatingai tai aktualu, jei renginio data sutampa su valstybinių švenčių data, pavyzdžiui, Naujaisiais metais. Šiuo atveju vietos rezervacija ir užstato įnašas vasaros viduryje – rudens pradžioje užtikrina kainos ir kokybės atitikimą. Tuo atveju, jei renginys organizuojamas įmonės gimtadienio ar kitos, nesusijusios su valstybine švente, proga, tai susitarti dėl vietos nuomos pakanka prieš 3-4 savaites.

Mūsų siūlomų vietų TOP 10 rasite čia.

Antroje dalyje aptarsime kultūrinės/pramoginės programos pasirinkimą. Meniu, transporto organizavimą. Taip pat aptarsime pagrindinius aspektus, kur galima sutaupyti renginio biudžetą bei dažniausiai pasitaikančias klaidas. Nepraleiskite šio straipsnio jau greit.

Artėja įmonės renginys?

Mūsų komanda pasirengusi Jums padėti!​

Susisiekite